澳大利亚会计工作室

中心化文件管理帮助繁忙的记账机构改善了客户服务

“……由于员工增加和更大规模的客户群体,随时随地访问客户文件的能力就显得不可或缺。”

“为了取得商业成功,你必须能够让自己有别于竞争对手。在这一行,良好的口碑是我们抓住大多数客户的原因,因此客户服务是非常重要的区分因素,而技术在其中扮演着关键角色。”

—索菲·安德鲁斯总监

会计工作室

客户

澳大利亚新南威尔士州瓦利伍德会计工作室

企业类型:记账机构

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挑战

  • 独立式计算机
  • 文件访问与分享文件效率低下
  • 数据安全性不足
  • 缺少备份解决方案

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产品

巴法络LinkStation共享网络存储驱动器是备份您网络计算机的最佳产品,能够同时分享电子资产、多媒体文件和文档。

LinkStation网络附加存储(NAS)设备具有网络访问、打印机共享和多媒体流功能,是适合小型办公环境的解决方案。

LinkStation设备具有高达6TB的共享网络存储功能和诸如RAID等高级数据保护技术,是一款安全、可靠、性价比高的共享存储解决方案。

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背景

无论对中小型企业还是大型企业而言,中心化文件管理、备份和数据安全对业务未来发展都至关重要。

中小型企业曾经放弃IT投资,将此视为间接成本而非业务发展投资。为了克服这一误解,中小型企业需要寻找既能够迅速取得投资回报,同时还易于安装和使用的技术解决方案。

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挑战

当索菲·安德鲁斯在2005年创办记账公司时,她的大多数客户都是周边公司,她能够用手指点清员工总数。如今,这家专门为酒店行业记账的会计公司聘用了5名员工,客户遍布澳大利亚。

随着业务发展,索菲很快意识到她需要变更IT需求。尽管员工能够利用临时系统分享文件,但系统运行非常缓慢,以致于几乎没有员工使用。于是客户文件都存储在了本地不同的台式机和笔记本电脑上。当客户联系会计工作室而他们的会计经理不在时,访问客户要求信息的唯一方法就是登陆会计经理的个人计算机——这种方法缓慢而低效,对客户服务等级产生了负面影响。

版本控制也是个问题。由于个人电脑上保存了相同文档的不同复制文件,工作人员永远无法确保手头的是最新版文档。

由于处理的是成百上千家小型公司的敏感财务信息,索菲明白她需要采取更好的方式确保文件安全性。为了最大程度降低硬件故障影响,她还需要一种更好的备份方式。

索菲的初始想法是将公司从围绕独立式计算机办公的结构转变成中心化服务器结构,虽然该方案能够解决她的问题,但公司却无法承受相应费用。而且这种方案听起来十分复杂。她说:“我知道我可以花5000澳元购买服务器,但这超出了预算。”

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解决方案

巴法络LinkStation Pro Duo设备能够使小型企业轻松实现中央存储与备份。将设备插入任何以太网端口或无线路由器后方,即可轻松完成设置,办公室中的任何联网计算机均可连接至该设备。LS-WVL/R1的速度是标准NAS设备的两倍,搭载1.6GHz处理器,实现最快的网络传输速度。设备允许多名员工访问存储在设备上的大型文件,并快速答复客户咨询,这对会计工作室而言十分重要。

巴法络LinkStation Pro Duo设备支持RAID1系统,可以将复制文件存储在设备的第二硬盘上,即便驱动器出现故障,也能备份业务数据,确保数据安全。

索菲还可以利用巴法络LinkStation Pro Duo设备的网络访问特色进行远程工作。当索菲在家工作到很晚时,她可通过网络访问功能,利用任何联网的计算机、智能手机或平板电脑访问并更新存储在NAS设备上的文件。此外,她还可利用该功能让客户通过受密码保护的链接访问公司记录。重要的是,由于链接仅指向索菲选定的文件,因而不会影响其他保密文件的安全性。

最重要的是,该解决方案价格低廉。客户只需花费不到500澳元便可获得2盘位2.0TB网络存储解决方案,让非技术性中小型公司也可以拥有大公司一样的数据管理系统。

索菲这样评价巴法络解决方案:“如果我们18个月前没有购买该设备,便不会拥有如今兴旺发达的业务。由于员工增加和更大规模的客户群体,随时随地访问客户文件的能力就显得不可或缺。”

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利益

索菲意识到,数据存储、数据安全和快速访问重要文件和客户财务记录是当前企业成功的关键。“为了取得商业成功,你必须能够让自己有别于竞争对手。在这一行,良好的口碑是我们抓住大多数客户的原因,因此客户服务是非常重要的区分因素,而技术在其中扮演着关键角色。”

巴法络LinkStation Pro Duo NAS设备帮助会计工作室:

  • 为客户更安全的存储和更快访问大型财务文件,提高了客户服务
  • 通过中心化工作进度跟踪系统,改善员工管理流程,让公司运营更高效透明
  • 在家或旅行时通过智能手机远程工作,通过安全密码保护远程访问
  • 当通过智能手机或平板设备向客户传输大型保密文件时,最大程度降低安全性和延迟
  • 通过管理中心文件和邮件的不同访问密码等级,控制访问网络数据
  • 提高数据安全性,相信所有数据均已正确备份并且十分安全

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